|
工作流是管理重点
工作流(Workflow)，是指工作的次序、步骤等工作过程，也常常被称为工作流程，工作流管理有时也被称为业务流程管理(BPM，Business Process Management)。从20世纪80年代后期，很多学者开始把工作流管理放到一个更广泛的意义上来阐述。为了区别于生产管理中的“流程”概念，“业务流程” 的说法开始流行。目前，全球几乎所有商学院都把“工作流管理”纳入教学课程。因为工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，而带来协同应用效果，从而占据协同软件的“核心”地位，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。
工作流的概念主要包括了流动(Flow)和过程(Process)，即“流”、“程”，分别从动态和静态的角度来阐述流程。目前，工作流的内涵和外延有了进一步纵深发展，它几乎渗透了管理的每一个环节：收文、发文等公文管理工作流;请示、汇报等行政管理工作流;客户报备、回访等客户管理工作流;技术评估、新产品组合原则、产品上市策划等产品项目工作流;服务体验、投诉处理等服务工作流;人员招聘、入职、培育、考评等工作流;知识入档、调用等知识管理工作流;预算、审核、报销、信用评估、风险控制等财务管理工作流……在实际工作中，“流程”也成为管理者提及率最高的管理内容之一，甚至可以说：工作流无处不在。
在经营中，任何一项战略、计划的设施，都有其有形或无形、有意或无意的相应操作流程。保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中，明确指出：如果执行力失缺，再完美的策略也会随时崩溃;而优秀的执行力，却可以随时弥补策略的缺陷，取得良好的效果。同时该书还指出：管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。中国管理领域的知名学者，哈佛大学企业管理博士后余世维先生在《赢在执行》一书的第76页也写道：解决执行力的关键问题是把握人员、战略、运营三个执行力的核心。
综上所述不难看出，工作流已经成为日常经营管理和信息管理的重点。
信息化从OA起步
OA概念在中国由来已久，早在计算机普及应用最初，计算机成为替代打字机的重要设备，从而使其与OA有着不解之缘。OA与MIS一道，成为我国管理软件最早的概念之一，比后来风行的ERP有着更广泛群众认知基础。
90年代中期，网络应用的兴起使OA走出了第一阶段：单机应用的编辑型阶段；OA从简单个人级的字表编辑，走向工作组级的文档关联存储型，走进了OA应用的第二个阶段，这些关联存储的信息，有的以文档形式，有的以关系型数据库的形式；90年代后期，门户应用思想的兴起，使信息集中显示成为应用潮流之一，此时的OA进入第三阶段：门户型阶段；进入21世纪，协同管理思潮的兴起和工作流广受重视，使OA进入第四阶段：流程型协同OA阶段。
OA发展四阶段表：
| 阶段 | 特点 | 主要应用 | 特点 | 缺点 |
| 第一代OA：
编辑型 | 以单项事务为中心，基于单机，面向个别事务的处理 | 文档、表格编辑 | 解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求 | 只解决了单项事务，事务之间的关联性差 |
| 第二代OA：
关系型 | 以关系型数据管理为中心，基于局域网络，面向个人或工作组的事务处理 | 公文管理、档案管理、项目管理、客户资料管理 | 解决了数据或文件的管理需求，体现了数据间的一定关联性 | 协同工作能力差，企业级信息集成能力差 |
| 第三代OA：
门户型 | 以多事项的记录、反映为中心，基于局域网或广域网，面向多事项的记录 | 信息门户、知识管理 | 部分解决办公中多种事项的关联与记录，提高了工作效率 | 无法实现复杂流程，缺乏与其他管理之间的有效协同 |
| 第四代OA：
流程型 | 以工作流为中心，基于INTERNET 网络，支持移动办公 | 协同写作、网络报销、网络采购、网络订单、网络报表、信息集成与发布 | 以工作流为中心，组合各管理要素和经营资源，将管理抽象为表单与流程的协同 | |
90年代末期，ERP以其丰富的理论基础，以及完整的功能和应用体系，逐渐成为管理软件的应用焦点。加之OA概念比较模糊，即包括了打字、复印、传真等办公自动化机器设备，又包括了字表编辑等工具软件。这些因素，使OA本身的发展遭遇理论瓶颈，OA虽然应用广泛，但得不到应用的关注，从理论到实践的角度来看，OA都呈边缘化、非主流化倾向。
协同软件的出现，使OA再次成为应用热点，协同OA成为企事业单位电子商务、电子政务建设的重点内容之一。在协同OA中，协同是管理思想，OA是具体的应用。在OA的定义中，自动化处理的事务，可以是办公的内容，也可以是商务的内容。同时，办公即可以指行政办公，也可以指商务办公。因此，从广义OA的概念来看，OA不仅仅包含了公文管理、行政管理等内容，甚至包括了人事、客户、项目、财务、物流等相关应用。协同管理思想，使OA突破原有文档管理的局限，开始迈向更广阔的应用领域。
无论回顾过去，还是展望未来，OA都是信息化建设不可或缺的重要组成部分。协同管理思想的兴起，使OA具备了更完善的理论依据和实践基础，以工作流为核心、以OA为基础应用的协同软件，已经成为信息化的基础软件。实施协同OA，即是信息化工作的起步，又是深化信息建设、挖掘IT潜能的重要工作。
|